Các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện

Để có một sự kiện thành công thì không chỉ cần phải có một kế hoạch hoàn hảo mà bạn còn phải có sự chuẩn bị chu đáo từ những phần việc nhỏ nhất trong sự kiện.

>>> Tổ chức sự kiện là gì? quy trình tổ chức sự kiện như thế nào?

>>> 21 bước để giới thiệu một sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng

to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep-vietstarmax

Các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức các hình thức quảng cáo sản phẩm mang lại hiệu quả cao. Tùy theo quy mô của sự kiện mà thời gian setup từ trước vài ngày hoặc một tuần, tháng,… bạn phải có những kiểm tra công tác chuẩn bị các hạn mục và theo dõi, cập nhật liên tục để không bỏ sót hạn mục nào.

1. Kiểm tra tổng quan tiến độ thực hiện tổ chức sự kiện:

Bảng tiến độ cho bạn biết quá trình chuẩn bị cho việc sự kiện của bạn đã thực hiện được bao nhiêu % và cần phải điều chỉnh ở đâu để kịp tiến độ. Việc kiểm tra bảng tiến độ đơn thuần chỉ là việc bạn kiểm tra “time line” chi tiết các hạng mục công việc có liên quan đến sự kiện.

Hoàn tất kiểm tra bước này bạn phải nắm rõ được người chủ trì, người kiểm soát quá trình thực hiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, khối lượng công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành,… của từng hạng mục công việc.

Các công việc chủ yếu cần kiểm tra ở bước này là tiến độ chuẩn bị các thủ tục hành chính, công tác liên quan đến khách mời, tài liệu, nội dung, nguồn nhân lực, trang thiết bị,… liên quan đến sự kiện

cac-buoc-kiem-tra-truoc-khi-to-chuc-su-kien-2

2. Kiểm tra và hoàn tất các thủ tục hành chính:

Cho dù bạn đã chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng nhưng nếu giấy phép tổ chức sự kiện chưa được cấp thì sự kiện của bạn cũng sẽ không thể diễn ra được. Vì thế, dù là tổ chức một sự kiện lớn hay sự kiện bé thì bạn luôn nhớ phải xin các giấy phép liên quan đến sự kiện và liên tục kiểm tra tiến độ xin cấp phép thực hiện đến đâu.

Những thủ tục hành chính thường có khi tiến hành tổ chức sự kiện bao gồm:

– Giấy phép tiến hành sự kiện là yêu cầu bắt buộc với những sự kiện có quy mô tương đối lớn như các cuộc diễu hành, biểu diễn nghệ thuật, thi đấu thể thao,… còn với các sự kiện nhỏ như hội thảo, hội nghị,… không cần thiết phải có thủ tục này.

– Các giấy phép về an toàn vệ sinh, an ninh và môi trường,…

– Một số các sự kiện còn phải được cơ quan có thẩm quyền xét duyệt nội dung của sự kiện

– Các loại giấp phép khác liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện như giấy phép quảng cáo trên đường, giấy phép treo băng rôn, giấy phép cho đón tiếp và phục vụ khách du lịch quốc tế,…

cac-buoc-kiem-tra-truoc-khi-to-chuc-su-kien-5

3. Kiểm tra các công việc liên quan đến khách mời:

Khách mời của sự kiện là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện mời tham dự vào sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến.

Sự kiện của bạn sẽ không thể thành công được nếu thiếu đi những khách mời. Vì thế, sau khi đã gửi đi giấy mời bạn cần phải kiểm tra xem mình có gửi sót vị khách nào không, các vị khách đã nhận được giấy mời chưa, những ai đã trả lời tham gia sự kiện,  kiểm tra và xác nhận các thông tin có liên quan đến khách mời, kiểm tra chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời,…

cac-buoc-kiem-tra-truoc-khi-to-chuc-su-kien-6

4. Kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện:

Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi được lựa chọn để tiến hành các hoạt động trong sự kiện, nó là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện. Do đó, sau khi đã thống nhất địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần phải thừng xuyên kiểm tra công tác chuẩn bị tại địa điểm này như giao thông, bãi đậu xe, Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp, các lối đi lại, khu vực triển khai sự kiện, khu vực cung cấp các dịch vụ khác, lỗi thoát hiểm,….

Nhiều trường hợp vì không có ký kết hợp đồng mà đến ngày tổ chức sự kiện, địa điểm lại bị đơn vị khác thuê mất, hay có trường hợp bãi đậu xe của khách mời không đủ đáp ứng mà gây ách tắc giao thông,… Đó là những sự cố hoàn toàn có thể kiểm soát được nếu bạn có những kiểm tra và có hướng giải quyết kịp thời.

Để có một địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất thì khi lựa chọn địa điểm ban đầu bạn cần cân nhắc kỹ các yếu tố như: Phải phù hợp với chủ đề của sự kiện, phù hợp với quy mô của sự kiện, có vị trị thích hợp, có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, đảm bảo có lỗi vào, lối thoát, các khu chức năng phù hợp, đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác,…

cac-buoc-kiem-tra-truoc-khi-to-chuc-su-kien-7

5. Kiểm tra công tác chuẩn bị nhân lực tham gia phục vụ sự kiện:

Nhân lực phục vụ cho tổ chức sự kiện rất đa dạng về ngành nghề bởi ngoài ban tổ chức sự kiện còn có quản lý các bộ phận, nhân viên tổ chức sự kiện, nhân viên từ các dịch vụ khác,… Do đó, bạn cần phải thương xuyên kiểm tra công tác tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân lực sao cho phù hợp với từng vị trí cụ thể.

Đứng trên vai trò là một nhà tổ chức có thể bạn không phải trực tiếp tiến hành tuyển dụng và đào tạo nhân lực cho sự kiện nhưng việc kiểm tra đánh giá là cần thiết để tạo nên một sự kiện thành công, chí ít là lấy được thiện cảm của khách mời từ thái độ phục vụ của các nhân viên làm sự kiện.

Việc kiểm tra, đánh giá công tác chuẩn bị lao động phục vụ sự kiện bạn cần thực hiện dựa trên các mô hình tổ chức lao động mà bạn đã vạch ra trước đó trong kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện. Thông thường có 4 kiểu mô hình tổ chức lao động được áp dụng trong các sự kiện đó là tổ chức lao động đơn giản, mô hình tổ chức lao động theo chức năng, tổ chức lao động theo ma trận và tổ chức lao động theo kiểu đa cấp.

– Mô hình tổ chức lao động theo chức năng khuyến khích phát triển chuyên môn của đội ngũ lao động và có thể tránh sự chồng chéo trong công việc.

– Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận là mô hình tổ chức lao động hỗn hợp, có sự kết hợp giữa các bộ phận chức năng để tiến hành tổ chức hoạt động theo từng nội dung công việc của một chiến dịch tổ chức sự kiện.

– Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng là mô hình được áp dụng đối với các sự kiện có số lượng nhân viên tham gia không lớn nhưng nội dung công việc lại tương đối nhiều.

cac-buoc-kiem-tra-truoc-khi-to-chuc-su-kien-7

6. Kiểm tra công tác chuẩn bị hậu cần cho sự kiện:

Các công tác chuẩn bị hậu cần cũng là một yếu tố bạn cần phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc mà không được xem nhẹ. Công tác kiểm tra ở bước này bao gồm rất nhiều các công việc thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như:

– Kiểm tra công tác chuẩn bị dón tiếp khách mời

– Kiểm tra công tác chuẩn bị xe đưa đón phục vụ sự kiện.

– Kiểm tra công tác chuẩn bị thuê phòng, đặt khách sạn cho khách mời VIP,…

– Kiểm tra thực đơn, các đơn vị cung ứng các dịch vụ ăn uống cho sự kiện

Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra các dịch vụ cung ứng khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia vào sự kiện.

7. Kiểm tra các yếu tố khác:

Ngoài công tác kiểm tra công tác chuẩn bị cho những nội dung đã được đề cập ở trên, trong sự kiện còn có những mảng công việc và nhiều yếu tố khác cần được tiến hành kiểm tra. Đối với từng sự kiện cụ thể sẽ có những yếu tố ảnh hưởng khác nhau, tuy nhiên có thể chỉ ra các yếu tố khác thường gặp phải kiểm tra trong khi tổ chức sự kiện là: Các tài liệu cho sự kiện, các chương trình bổ trợ và quà tặng.

– Tài liệu trong tổ chức sự kiện là các văn bản hay mẫu file được lưu trữ dưới nhiều hình thức khác nhau chứa đựng các thông tin có liên quan đến chương trình, lịch trình, nội dung, quảng cáo… để phục vụ cho quá trình tiến hành sự kiện hoặc gửi cho người tham gia sự kiện.

– Ngoài chương trình chính trong sự kiện thì còn phải xem xét đến việc chuẩn bị các chương trình bổ trợ hoặc dự phòng cho quá trình tổ chức để hạn chế những thay đổi đột xuất và đảm bảo sự kiện tổ chức thành công.

cac-buoc-kiem-tra-truoc-khi-to-chuc-su-kien-8

10 LƯU Ý ĐỂ CÓ MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

1. Tổ chức sự kiện phải gắn với giới thiệu sản phẩm, bán hàng, tiếp thị:

Mục đích mà bạn tổ chức sự kiện là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu/ nhãn hiệu đến với người tiêu dùng. Vì thế, bạn cần phải đi trả lời các câu hỏi như: bạn muốn giới thiệu những sản phẩm gì? Sẽ làm gì quản lý nguồn thông tin về khách hàng ? Sẽ làm gì để thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng? Sẽ làm gì để nghiên cứu thị trường? Sẽ làm gì để xây dựng nhãn hiệu? Sẽ làm gì để thâm nhập thị trường?,…

2. Tổ chức sự kiện để phục vụ cho chiến lược kinh doanh:

– Tổ chức sự kiện cần phải làm được các phần việc phục vụ cho chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường.
– Nội dung sự kiện phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

3. Để Tổ chức sự kiện cần phải xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu:

– Bạn cần phải làm những gì để xác định được số lượng khách hàng thu hút đượcqua sự kiện thu hút được?
– Bạn phải nói cụ thể ra được khách hàng của mình là những ai?
– Xác định các thông điệp mà chủ đầu tư muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu?.
– Kế hoạch chi tiết của sự kiện cần được kiểm tra và đánh giá mấy lần để thu hút đúng đối tượng khách hàng mục tiêu?
– Bạn cần làm gì để hạn chế các đối tượng không nhiều tiềm năng?

4. Nêu ra được các mục tiêu cụ thể của việc tổ chức sự kiện:
– Xác định mục tiêu tổng thể trong toàn bộ chiến dịch quảng bá và mục tiêu cụ thể cho từng sự kiện của chủ đầu tư là gì?

– Mục tiêu của sự kiện có thể thể hiện qua các chỉ tiêu tiêu định lượng như quy mô ảnh hưởng của sự kiện, số khách mời tham dự, số lượng các phương tiện truyền thông đưa tin v.v… nhưng cũng có thể diễn đạt qua các chỉ tiêu định tính như nâng cao thương hiệu sản phẩm, mang lại uy tín cho chủ đầu tư sự kiện… tuy nhiên mục tiêu càng cụ thể thì càng thuận lợi cho việc xây dựng chương trình, ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

5. Tổ chức sự kiện không là công cụ đa năng để tiếp thị

Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện bạn cần phải trả lời những câu hỏi như: Công ty có thể dùng những cách nào khác thay cho việc tổ chức sự kiện sắp tới để quảng bá thương hiệu? Có cần thiết phải tổ chức sự kiện không? Kế hoạch tổ chức sự kiện có cần điều chỉnh gì nữa? Công ty sẽ làm thoả mãn bao nhiêu % khách hàng sau khi sự kiện được tổ chức?,… Câu trả lời cho những câu hỏi trên sẽ giúp bạn có quyết định có nên tổ chức sự kiện hay không?

6. Tổ chức sự kiện chỉ diễn ra vài ngày hoặc vài giờ, còn chiến lược kinh doanh thì lâu dài:

Một sự kiện thường thường chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá của doanh nghiệp. Hơn nữa, một sự kiện chỉ diễn ra trong vài giờ hoặc vài ngày, vì thế bạn cần phải mắm được các nội dung khác trong chiến lược tiếp thị và quảng bá của công ty và việc tổ chức sự kiện chiếm bao nhiêu % trong chiến lược tiếp thị và quảng bá của công ty theo tháng, quý, năm.

7. Các phần việc phải làm để quảng bá cho việc sự kiện:

– Không phải chỉ dựa vào một lần tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp có thể nắm được tất cả cơ hội tiềm năng. Vì thế, cần xác định được các hoạt động quảng bá khác phải thực hiện trước khi tổ chức sự kiện.
– Bạn phải xác định được các phần việc mà những hoạt động quảng bá trước khi tổ chức sự kiện đã làm để xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu.
– Qua những hoạt động quảng bá trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để thu hút sự tham gia của khách hàng mục tiêu.
– Cần tổ chức các hoạt động xúc tiến và quảng bá như thế nào trong sự kiện để tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự?

8. Thiết lập và phát triển quan hệ khách hàng mục tiêu:

– Tập trung vào chất lượng thay thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng
– Xác định các phần việc phải làm sau khi kết thúc từng sự kiện để theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được nhằm tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty.
– Chuẩn bị thật kỹ các kế hoạch quản lý các mối liên hệ với khách hàng mục tiêu.
– Xác định các việc cần làm trước khi quyết định đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện lần khác.

9. Thể hiện sự chú ý đối với nguồn nhân lực:
Nếu sự kiện là phương tiện quảng bá trực tiếp thì yếu tố để đạt mục tiêu quảng bá chính là sự tham gia ở cả hai phía nhà tổ chức và khách mời, do đó:

– Doanh nghiệp phải có các phương án phát huy tác dụng của khách mời và của người tổ cức sự kiện trước, trong và sau sự kiện.
– Xác định các việc làm để xác định đúng đối tượng khách hàng, để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn trong sự kiện.
– Lên phương án tuyển dụng, đào tạo cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu.
10. Xác định các phần việc cần làm để tổ chức sự kiện phục vụ cho mục tiêu kinh doanh:

– Bạn phải xác định các phần việc cần phải làm để để mỗi thành viên tham gia sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng các mục tiêu chun của lần tổ chức sự kiện này.
– Phải thể hiện được một tinh thần hiếu khách, bảo đảm các yếu tố hậu cần và những công việc khác được hoàn hảo.
Làm gì để mối thành viên tham gia sự kiện hiểu rằng “sự kiện cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược kinh doanh của công ty?.

XEM THÊM:

>>> Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông

>>> TOP 5 hình thức quảng cáo sản phẩm hiệu quả nhất

Share Button
VietstarMax